Ne commencez jamais vos mails pro par cette phrase courante que beaucoup utilisent

Dans l’univers professionnel, l’efficacité d’un email dépend en grande partie de sa capacité à capter l’attention du lecteur dès les premières lignes. L’introduction joue un rôle crucial dans cette dynamique. Pourtant, beaucoup d’entre nous ne réfléchissent pas suffisamment à la manière dont ils débutent leurs mails professionnels. Pire encore, certains recourent à des formules d’introduction banales et contre-productives telles que « J’espère que vous allez bien ». Dans cet article, nous allons décrypter pourquoi il est préférable d’éviter cette phrase courante et vous donner des astuces pour optimiser vos emails professionnels.

L’erreur à ne pas commettre en début de mail professionnel

Pourquoi éviter « J’espère que vous allez bien » ?

En apparence anodine, la phrase « J’espère que vous allez bien » est pourtant une véritable pierre d’achoppement dans la communication par email. Utilisée comme une formule de politesse standard, elle n’en demeure pas moins vide de sens pour le destinataire qui la perçoit souvent comme un cliché impersonnel ou une formalité ennuyeuse.

La problématique du télétravail post-pandémie

Avec l’avènement du télétravail suite à la pandémie de COVID-19, les échanges par e-mail ont pris une ampleur inédite. Face à ce flot incessant de correspondances numériques, le temps est devenu un enjeu crucial. Ainsi, toute formule considérée comme une « pollution » des emails, à l’instar de notre fameux « J’espère que vous allez bien », peut nuire à la productivité et engendrer une certaine lassitude chez le destinataire.

Dans les prochaines sections, nous allons découvrir comment améliorer vos introductions pour capter efficacement l’attention de vos interlocuteurs.

Les formules d’introduction efficaces pour vos emails pro

Remplacer le banal par le spécifique

Une façon judicieuse de débuter votre email est d’utiliser une phrase qui se rapporte directement au contexte ou à la raison de votre message. Cela permet non seulement d’éviter les clichés mais aussi de donner une orientation claire à votre correspondance.

Ideés pratiques : listes des alternatives convaincantes

• « Comme convenu lors de notre dernière réunion… »
• « Suite à votre courrier du… »
• « En réponse à votre demande concernant… »
• « Je vous écris au sujet de… »

Ces phrases ont l’avantage d’être concrètes, précises et professionnelles.

Pour aller plus loin, voyons comment créer dès le départ un intérêt pour votre message.

Comment captiver dès les premières lignes d’un email professionnel ?

L’importance du premier impact

Votre première phrase doit être suffisamment intrigante pour retenir l’attention du destinataire. À cette fin, pensez à utiliser un ton direct, des questions ouvertes ou des affirmations fortes.

Exemples de phrases captivantes

• « J’ai une idée qui pourrait augmenter nos ventes… »
• « Notre équipe a relevé un défi intéressant… »
• « Je me permets de vous contacter suite à une découverte surprenante… »

En somme, une introduction réussie est celle qui interpelle, donne envie de lire la suite et met en avant l’importance du message.

Maintenant que nous avons exploré les astuces pour bien débuter vos mails, voyons comment le duo politesse et psychologie peut optimiser davantage votre communication par email.

Politesse et psychologie : le duo gagnant de la communication par email

L’incidence de la politesse dans un contexte professionnel

Être poli n’est pas simplement une question d’éthique, c’est aussi une manière efficace de faciliter les échanges professionnels. Une étude récente a montré que les emails comportant des formules de politesse étaient perçus comme plus agréables à lire.

L’approche psychologique pour personnaliser vos emails

Pour donner plus d’impact à votre message, il peut être bénéfique d’introduire une dimension psychologique dans votre approche. Par exemple, exprimer de l’empathie (« Je comprends que vous soyez très occupé ») ou faire preuve d’un certain humour peut créer un lien de proximité avec votre interlocuteur.

A présent, penchons-nous sur les formulations à éviter pour ne pas tomber dans les pièges des correspondances électroniques.

Formulations à éviter : les pièges des courriers électroniques

Les faux-pas à ne pas commettre

En plus de « J’espère que vous allez bien », voici d’autres formules tout aussi contre-productives :

• « Je voulais juste… »
• « Désolé de vous déranger mais… »
• « Pourriez-vous éventuellement… »

Ces phrases, souvent utilisées pour atténuer la demande ou l’instruction qui suit, peuvent donner l’impression que vous n’assumez pas pleinement votre message. Il est préférable d’aller droit au but et de formuler clairement vos demandes.

Voyons maintenant comment réussir parfaitement l’accroche de vos emails professionnels.

Stratégies pour une accroche réussie dans vos mails pros

La technique du « hook » ou crochet

Pour retenir l’attention dès le départ, rien de tel que d’utiliser la technique du « hook ». Il s’agit d’une phrase choc ou intrigante qui interpelle le destinataire et suscite sa curiosité. Un exemple serait : « Voici une opportunité en or que notre entreprise ne doit absolument pas manquer. « 

L’utilisation judicieuse des chiffres et statistiques

Une autre stratégie efficace consiste à débuter votre message avec des données chiffrées ou des statistiques pertinentes. Par exemple : « Saviez-vous que notre taux de conversion a augmenté de 20% le mois dernier ? « 

Enfin, concluons par quelques conseils ultimes pour optimiser vos emails professionnels.

Les conseils ultimes pour des mails professionnels qui convertissent

Respectez l’adage « moins c’est plus »

Les messages courts et concis sont souvent les plus appréciés en milieu professionnel. Essayez toujours d’être aussi précis et succinct que possible.

Soyez direct et sincère

N’évitez pas de dire ce que vous pensez vraiment. Une communication authentique est souvent la plus respectée.

Personnalisez vos emails

Votre destinataire doit se sentir unique. L’utilisation de son prénom dans l’introduction et la rédaction d’un message adapté à ses besoins ou préoccupations contribue à créer une connexion personnelle.

Au terme de cet article, il est clair qu’une introduction efficace peut faire toute la différence dans l’impact de vos emails professionnels. En évitant les formules clichées, en allant droit au but et en personnalisant votre message, vous avez toutes les cartes en main pour captiver l’attention de vos interlocuteurs dès les premières lignes. N’hésitez pas à mettre en application ces conseils lors de votre prochaine correspondance !